Remplacer Microsoft Publisher par Penpot sur VPS

Microsoft a annoncé la fin de Publisher dans Microsoft 365 en juillet 2024 avec une date de retrait fixée au 13 octobre 2026, alignée sur la fin du support étendu d'Office 2019. L'application de bureau reste fonctionnelle pour les licences achetées définitivement, mais elle ne reçoit plus de mises à jour et n'est plus disponible à l'achat dans les offres Microsoft 365 actuelles.

Concrètement, les équipes affectées sont celles qui produisaient des supports print légers — flyers A5, programmes d'événements, lettres d'information imprimées, cartes de visite — dans un environnement Microsoft sans budget Adobe. Publisher occupait ce segment parce qu'il était inclus dans certaines formules Office, simple à prendre en main, et capable de produire un PDF imprimable sans passer par un prestataire externe.

La disparition crée une pression pour trois types de structures : les associations dont le référent informatique est bénévole, les services communication d'ETI qui évitent la suite Adobe pour des raisons de coût ou de politique logicielle, et les agences print de petite taille qui travaillent pour ces clients et doivent proposer une chaîne de travail sans compte cloud obligatoire.

Penpot se déploie via Docker Compose. La stack comprend trois services principaux : le frontend (Nginx + SPA), le backend (Clojure/JVM) et l'export (Node.js, utilisé pour le rendu PDF et PNG). Un quatrième service, PostgreSQL, stocke les données.

Configuration minimale recommandée pour une équipe de 5 à 15 personnes : 4 Go de RAM (le backend JVM démarre à ~600 Mo, mais monte à 1,5 Go sous charge), 2 vCPU, et 20 Go de stockage pour les assets uploadés. En pratique, un VPS à 4 Go de RAM convient pour un usage associatif ou une petite agence ; passer à 8 Go dès que l'équipe dépasse quinze personnes ou que les fichiers assets sont volumineux.

Le domaine doit pointer vers le VPS avant le démarrage : Penpot utilise des URL absolues pour les assets et les invitations par courriel, et la valeur est lue au premier démarrage depuis la variable PENPOT_PUBLIC_URI.

L'article [self-host-penpot-vps](/blog/self-host-penpot-vps) détaille la procédure Docker Compose complète, étape par étape, avec les variables d'environnement et la configuration SMTP.

Penpot organise le travail en trois niveaux : les équipes (teams), les projets (projects) et les fichiers (files). Pour une association ou une agence, la structure recommandée est une équipe par client ou par département, avec des projets correspondant aux campagnes ou aux périodes (« Rentrée 2026 », « Newsletter trimestrielle »).

Les bibliothèques partagées (shared libraries) sont le mécanisme central pour le print en équipe. On y stocke les couleurs de la charte graphique, les styles de texte (titres, corps, légendes), les logos en SVG et les composants récurrents (cadres de photos, blocs d'adresse). Un changement dans la bibliothèque se propage automatiquement à tous les fichiers qui en héritent — ce qui évite de mettre à jour manuellement vingt flyers quand le logo change.

Pour les gabarits de documents récurrents (flyer A5 portrait, affiche 40×60 cm, carte de visite 85×55 mm), créer un fichier « Gabarits » dans chaque projet et dupliquer les pages depuis ce fichier. Les dimensions se règlent en millimètres dans les propriétés de la page (width/height en mm, résolution indicative 300 dpi pour l'export PNG).

Penpot propose quatre formats d'export : PDF, SVG, PNG et WEBP. Chaque format correspond à un cas d'usage différent.

Le PDF est généré par le service exporter (Node.js/Playwright). Il produit un fichier PDF paginé, flat (sans calques), en profil colorimétrique RVB sRGB. Pour l'impression offset ou la sérigraphie, ce format peut suffire si l'imprimeur accepte le RVB — ce qui est de plus en plus courant pour les petits tirages numériques. Pour les tirages offset exigeants, une conversion CMJN en aval reste nécessaire (Ghostscript, Acrobat, ou le prestataire d'impression).

Le SVG est le format de sortie vectoriel natif de Penpot. Il convient pour les logos, les pictogrammes et les éléments de charte à transmettre à un imprimeur ou à intégrer dans un autre outil.

Le PNG à 2× ou 4× la résolution nominale est utilisé pour les aperçus et les exports web. Pour un usage print, choisir une résolution de base en millimètres et multiplier pour atteindre 300 dpi.

Le WEBP est réservé aux usages numériques (web, réseaux sociaux).

Honnêteté sur les limites actuelles de Penpot pour le print :

Pas de gestion CMJN native. Penpot travaille entièrement en RVB. Il n'y a pas d'espace colorimétrique CMJN, pas d'application de profil ICC à l'export, pas de séparation des couleurs. Pour les impressions offset haute fidélité, c'est une limite structurelle.

Pas de flux de texte automatique entre cadres. Publisher permettait de lier des blocs de texte pour que le contenu déborde d'un cadre vers un autre automatiquement. Penpot ne le propose pas encore. Pour les documents longs (brochures de 8 pages et plus), Scribus reste plus adapté.

Pas d'import de fichiers .pub. Il n'existe pas de convertisseur .pub → Penpot reconnu et maintenu. La migration impose de recréer les gabarits depuis zéro — ce qui, pour des équipes avec des dizaines de gabarits, représente un chantier réel.

Pas de fusion publipostage. Publisher intégrait un outil de publipostage pour personnaliser des documents en série (cartons d'invitation nominatifs, étiquettes). Penpot n'a pas d'équivalent natif.

Ces manques sont documentés dans le dépôt public de Penpot. Certains (CMJN, flux de texte) figurent dans la roadmap communautaire sans date de livraison confirmée.

1. Le frontend affiche « Cannot connect to server ».
Cause la plus fréquente : PENPOT_PUBLIC_URI pointe vers localhost ou une IP interne. Penpot l'utilise pour construire les URL des assets dans le navigateur — si la valeur est inaccessible depuis le client, la connexion échoue. Corriger la variable, relancer docker compose up -d, vider le cache du navigateur.

2. Les invitations par courriel ne partent pas.
Penpot requiert un serveur SMTP configuré via SMTP_HOST, SMTP_PORT, SMTP_USER, SMTP_PASSWORD et PENPOT_SMTP_ENABLED=true. Sans SMTP valide, les invitations sont créées en base mais aucun courriel n'est envoyé. Tester avec docker compose logs penpot-backend | grep smtp.

3. Le service exporter ne démarre pas.
Le service exporter utilise Playwright (navigateur Chromium headless). Il requiert les librairies système libnss3, libatk-bridge2.0-0 et libgbm1. Sur une image Debian minimale, ces paquets peuvent être absents dans le conteneur — c'est un problème connu documenté dans les issues Penpot. Utiliser l'image officielle penpotapp/exporter sans la remplacer par une image personnalisée.

Pour aller plus loin après le premier déploiement :

Consulter l'article [penpot-alternative-figma-self-hosted-design-agence](/blog/penpot-alternative-figma-self-hosted-design-agence) pour le positionnement de Penpot vis-à-vis de Figma et les cas d'usage agence web — distinct du cas print abordé ici.

La documentation officielle Penpot (help.penpot.app) couvre les bibliothèques partagées, les composants et la gestion des équipes. Le forum communautaire (community.penpot.app) documente les problèmes de configuration fréquents.

Pour les équipes qui produisent également des documents longs (rapports annuels, catalogues), Scribus reste la référence open source avec gestion CMJN native et flux de texte. Les deux outils coexistent sans conflit : Penpot pour la composition rapide de supports print légers et la collaboration, Scribus pour les documents complexes nécessitant une chaîne colorimétrique rigoureuse.

Si l'équipe hésite encore sur le choix du VPS ou sur les ressources à allouer, le template Penpot de ServOrbit déploie la stack en quelques minutes avec les variables pré-configurées.