Qué cambió en el modelo de precios de Notion en 2026
En mayo de 2025, Notion eliminó el complemento de IA autónomo (facturado por separado hasta entonces) e integró la suite completa de Notion AI — agentes autónomos, resúmenes, búsqueda contextual — directamente en el plan Business. Los planes Free y Plus ahora solo reciben un período de prueba limitado. Para una agencia de 15 personas que no utilizaba la IA o había evitado deliberadamente el complemento, esto supone un incremento forzado sin contrapartida funcional percibida. Si la agencia mantiene además espacios de trabajo separados para sus clientes — facturados cada uno por puesto — el crecimiento de la factura es directamente proporcional al número de clientes activos en la plataforma.
Por qué el aumento es no lineal para una agencia
- Espacios de trabajo de clientes separados — cada espacio de trabajo Notion distinto consume puestos independientes; una cartera de 10 clientes con 2 accesos cada uno representa 20 puestos Business adicionales.
- IA forzada en el plan — el complemento era opcional; el plan Business incluye ahora Notion AI sin opción de desactivación, aunque no se use la IA.
- Sin plan intermedio sin IA — el plan Plus ya no da acceso completo a la IA, bloqueando flujos de trabajo de agencias que dependen de ella.
- Facturación por puesto real — no existen licencias flotantes ni cuotas compartidas entre espacios; cada miembro activo se cuenta individualmente.
- Crecimiento del portfolio = crecimiento lineal del coste — no hay descuento por volumen: pasar de 10 a 20 clientes duplica mecánicamente el coste de Notion si los espacios permanecen separados.
Docmost: qué cubre la licencia AGPL-3.0
Docmost está publicado bajo la licencia AGPL-3.0, con el archivo LICENSE disponible en el repositorio de GitHub github.com/docmost/docmost. Esta licencia permite el uso comercial sin royalties: una agencia puede desplegar Docmost para sus equipos y clientes sin pagar derechos de licencia al editor. La única restricción AGPL aplicable a este caso de uso es: si la agencia modifica el código fuente de Docmost y expone ese código como servicio de red, debe publicar sus modificaciones bajo la misma licencia. En un despliegue interno estándar — sin fork distribuido — esta restricción no aplica. Las funcionalidades enterprise adicionales (SSO SAML, registro de auditoría avanzado) están disponibles bajo una licencia comercial separada, no necesaria para el caso de uso documentado aquí.
Docmost vs Notion: la comparativa honesta
Desplace la tabla
| Funcionalidad | Notion Business | Docmost (AGPL) |
|---|---|---|
| Páginas anidadas y edición enriquecida | Sí | Sí — editor colaborativo en tiempo real |
| Wiki de equipo / base de conocimiento | Sí | Sí — caso de uso principal |
| Espacios (Spaces) multi-equipo | Sí | Sí — espacios aislados con permisos |
| Historial de página y restauración | Sí | Sí — historial completo |
| Comentarios y anotaciones | Sí | Sí |
| Diagramas (Draw.io, Mermaid, Excalidraw) | Limitado (embed) | Sí — nativos en el editor |
| Bases de datos relacionales | Sí — funcionalidad central | No — ausente, no planificado a corto plazo |
| Vistas kanban, galería, calendario | Sí | No |
| Fórmulas y propiedades calculadas | Sí | No |
| API pública | Sí (API REST oficial) | No — sin API pública documentada |
| Integración nativa con Slack | Sí | No — sin integración nativa |
| Integración nativa con GitHub | Sí | No — sin integración nativa |
| Notion AI (resúmenes, agentes) | Sí (incluido Business) | No |
| Coste mensual (15 personas) | Plan Business por puesto, facturado por miembro | Solo coste del VPS |
Qué casos de uso migran bien — y cuáles no
La distinción es importante y merece abordarse con claridad antes de comprometerse con una migración.
Docmost cubre bien: las bases de conocimiento internas (procedimientos, onboarding, guías técnicas), la documentación entregada a clientes (especificaciones, actas de reunión, tutoriales de producto), los wikis de proyecto donde las páginas son la unidad de trabajo, y la documentación técnica (código, API, arquitectura). Son casos donde Notion se usa como editor de texto colaborativo estructurado — y eso es exactamente lo que hace Docmost.
Docmost no cubre: la gestión de cartera de proyectos en bases de datos Notion con vistas filtradas, cuadros de mando con fórmulas y rollups, CRM ligeros construidos sobre bases de datos relacionales, y flujos de trabajo que dependen de la API de Notion para sincronizar datos externos. Si el uso de Notion depende de estas funcionalidades, Docmost no es un reemplazo — es una herramienta diferente. En ese caso, considerar NocoDB o Grist para la capa de datos, y Docmost para la documentación, es una arquitectura más realista.
Requisitos para hospedar Docmost en un VPS
Docmost funciona con tres componentes Docker: la propia aplicación, PostgreSQL para la persistencia, y Redis para la colaboración en tiempo real y las colas de tareas. Estos tres contenedores funcionan cómodamente en un VPS con 2 vCPU y 4 GB de RAM para un equipo de agencia estándar. Para equipos con muchos editores simultáneos, 8 GB de RAM proporciona margen suficiente. El almacenamiento depende del volumen de archivos adjuntos a páginas — planificar al menos 20 GB además de las bases de datos.
Otros requisitos: Docker y Docker Compose instalados en el VPS, un proxy inverso (nginx o Caddy) para HTTPS, y un nombre de dominio apuntando al servidor. La guía completa de instalación con Docker está documentada en el artículo self-host-docmost-vps — este artículo se centra en la decisión de migración y el procedimiento de importación, no en la configuración del sistema.
Migrar el contenido de Notion a Docmost
Exportar el espacio de trabajo de Notion
En Notion, ir a Ajustes → Espacio de trabajo → Exportar contenido. Elegir el formato Markdown y CSV con subpáginas incluidas. Notion genera un archivo ZIP con las páginas en Markdown y las bases de datos en CSV. Este ZIP es el formato que Docmost importa directamente.
Inspeccionar el ZIP antes de importar
Descomprimir localmente y revisar la estructura. Cada página se convierte en un archivo
.md. Las bases de datos Notion (tablas, kanban, calendarios) se exportan como.csv— Docmost no las importará como bases de datos, sino como texto plano. Identificar en esta fase qué se perderá (vistas, fórmulas, relaciones) y qué sobrevivirá (texto, títulos, enlaces internos).Crear los espacios en Docmost
En Docmost, crear un espacio por equipo o por cliente antes de importar. La estructura de espacios de Docmost es equivalente a los espacios de trabajo de Notion — gestiona los permisos y el aislamiento. Nombrar los espacios de forma coherente con las exportaciones de Notion facilita la correspondencia.
Ejecutar la importación en Docmost
En el espacio objetivo, ir a Ajustes → Importar. Hacer clic en Notion (la opción específica de Notion, no la opción genérica de Markdown). Subir el archivo ZIP exportado desde Notion. Docmost analiza la estructura y reconstruye el árbol de páginas preservando las relaciones padre-hijo.
Revisar la importación página por página
Tras la importación, revisar las páginas críticas. Elementos a verificar: los enlaces internos entre páginas (se resuelven si los slugs son coherentes), las imágenes y archivos adjuntos (se reimportan desde el ZIP), y los bloques que eran bases de datos Notion (aparecen como texto plano o tablas simples — reelaborar manualmente cuando sea necesario).
Configurar los permisos por espacio
Docmost gestiona los permisos a nivel de espacio: un espacio puede ser privado (miembros invitados explícitamente), abierto a la organización, o público. Para los espacios de clientes, crear un grupo por cliente, invitar a los miembros correspondientes, y asignar ese grupo al espacio con el rol Editor o Lector según las necesidades.
Reducir progresivamente los espacios de Notion
No eliminar los espacios de Notion de inmediato. Durante un período de transición (dos a cuatro semanas según el tamaño del equipo), mantener Notion accesible en modo solo lectura mientras los equipos se familiarizan con Docmost. Publicar un banner en cada espacio de Notion indicando la fecha de cambio definitivo.
Realizar copia de seguridad de PostgreSQL antes de cada importación masiva
Una importación de ZIP de Notion voluminosa escribe muchas páginas en la base de datos en poco tiempo. Antes de lanzar una importación de espacio importante, tomar un snapshot de PostgreSQL: docker exec docmost-db pg_dump -U docmost docmost > backup-antes-importacion.sql. Si la estructura importada es incorrecta, un psql es suficiente para volver al estado anterior sin reconstruir toda la instancia.
Lo que la migración no resuelve — una decisión informada
Dos consideraciones merecen atención antes de comprometerse.
Primera consideración: si los equipos usan las bases de datos Notion para gestionar proyectos (seguimiento de tareas, pipeline de clientes, cuadros de mando operativos), Docmost no reemplaza esa parte. Migrar a Docmost resuelve el problema del coste de la documentación, no el problema de gestión de datos estructurados. Estas dos necesidades son distintas y requieren herramientas distintas.
Segunda consideración: la migración tiene un coste real en tiempo de recuperación. Reorganizar el contenido importado, reconfigurar permisos, formar a equipos y clientes con una nueva interfaz representa una inversión no trivial. Para una agencia con portfolio estable y contenido principalmente documental, el cálculo suele ser favorable a partir de 10 puestos Business. Para una agencia donde Notion está profundamente integrado en flujos de trabajo operativos, la migración parcial (Docmost para documentación + otra herramienta para datos) es el camino más realista.
Para estructurar la decisión antes de empezar, el artículo checklist de migración de SaaS a self-hosting plantea las preguntas correctas en el orden correcto.
Resolución de problemas: errores comunes en la instalación y la importación
Tres errores aparecen repetidamente en los issues de GitHub de Docmost y en los comentarios de migración.
Error: connect ECONNREFUSED 127.0.0.1:5432 — Docmost no encuentra PostgreSQL. En Docker Compose, el servicio Docmost a veces arranca antes de que PostgreSQL termine su inicialización. Añadir una directiva depends_on con condition: service_healthy y un healthcheck de PostgreSQL en el docker-compose.yml resuelve el problema.
Importación bloqueada en "Processing..." indefinidamente — Síntoma de un ZIP de Notion demasiado grande (más de unos cientos de megabytes) o un timeout de Redis. Verificar que Redis está en funcionamiento (docker ps), aumentar el parámetro APP_URL en .env si el proxy inverso está truncando las solicitudes, y reintentar la importación con un subconjunto de páginas primero.
New import feature keeps failing with Markdown but HTML works (issue #91 de GitHub) — El analizador Markdown de Docmost puede fallar con exportaciones de Notion que usan extensiones Markdown no estándar. En este caso, usar la exportación HTML de Notion en lugar de Markdown: Docmost importa ambos formatos desde el mismo diálogo, y el formato HTML produce resultados más fiables en exportaciones complejas.
Páginas importadas sin imágenes — Las imágenes de Notion se almacenan en los servidores de Notion y se referencian por URL en la exportación Markdown. Estas URLs caducan tras la exportación. Usar la exportación HTML que incluye las imágenes en el ZIP, o volver a descargar las imágenes manualmente desde la exportación antes de que las URLs caduquen.
